Obligación de remitir factura

Obligación de remisión de facturas o documentos sustitutivos

Los originales de las facturas o documentos expedidos, deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre, a los destinatarios de las operaciones (excepciones contempladas en el Reglamento aprobado por RD. 1496/2003).

Plazos para la remisión de facturas y de las copias de las facturas emitidas por el destinatario de las operaciones.

• En el mismo momento de su expedición.
• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, en el plazo de un mes desde la fecha de su expedición.

Formas de remisión de facturas o documentos sustitutivos.

Esta obligación podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos.

Requisitos cuando la remisión se efectúe por medios electrónicos:

• El destinatario debe dar su consentimiento de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito.
• Los medios electrónicos utilizados deben garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.

Medios para garantizar la autenticidad de su origen e integridad del contenido:

• Firma electrónica reconocida, firma avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma. Cuando sea ésta la opción elegida, la firma electrónica utilizada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervengan en nombre y por cuenta del obligado tributario.
• Intercambio electrónico de datos (EDI). Cuando sea ésta la opción elegida, debe reflejarse en el acuerdo de intercambio electrónico de datos entre las partes, cuales son los medios implementados en el sistema de facturación que garanticen la autenticidad de origen y la integridad de contenido de los documentos.
• Cuando no se utilice ninguno de los sistemas anteriores, podrán ser utilizados otros sistemas que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos, una vez sean autorizados expresamente por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Obligaciones del emisor:

• Por cada factura intercambiada se adjuntará la firma electrónica de la misma, generada con los datos de firma del emisor y todos los datos que permitan al receptor verificar la integridad de lo firmado y la autenticidad del firmante.
• Las copias de las facturas expedidas por medios electrónicos, incorporarán firmas electrónicas en los mismos términos.
• Las facturas y documentos sustitutivos firmados con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición, no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por estos.
• En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas electrónicas podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlas en papel. El proveedor debe respetar el derecho de su cliente

Obligaciones del receptor:

• Deberá disponer de software que permita verificar la firma de la factura y la identidad del emisor, así como que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica no haya perdido su eficacia por revocación, caducidad o cualquier causa establecida en el ordenamiento jurídico.
• Los datos recibidos deberán ser almacenados tal y como fueron transmitidos para posibilitar posteriores verificaciones de firma y contenido de las facturas. En su caso deberá disponer de las claves de cifrado para garantizar su legibilidad.

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