Obligación de conservar factura o documento sustitutivo

Obligación de conservación

• Los empresarios o profesionales deberán conservar en el plazo previsto en la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
  • Facturas y documentos sustitutivos recibidos.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas y copias de los documentos sustitutivos expedidos.
• Los documentos deben conservarse:
  • Con su contenido original.
  • Ordenadamente.
  • En los plazos y con las condiciones que se fijan en el Reglamento. (RD 1496/2003).
• Estas obligaciones se podrán cumplir materialmente por un tercero, en nombre y por cuenta del empresario o profesional que será siempre el responsable del cumplimiento de las obligaciones que se establezcan.

Formas de conservación

• Deben conservarse de forma que se garantice el acceso por parte de la Administración tributaria sin demora salvo causa debidamente justificada.
• En particular esta obligación podrá cumplirse mediante medios electrónicos.

Lugar de conservación

• El empresario o profesional podrá determinar el lugar de cumplimiento de la obligación de conservar las facturas o documentos sustitutivos siempre que ponga a disposición de la Administración tributaria, a solicitud de la misma y sin demora injustificada toda la información y documentación así conservada.

Conservación mediante medios electrónicos

• Debe efectuarse de forma que se asegure:
  • Su legibilidad en el formato original en el que se han recibido
  • La legibilidad de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
  • Los documentos deberán ser gestionados y conservados de forma que se garantice un acceso completo en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.
  • Se entiende por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.

Obligaciones del expedidor

• Está obligado a conservar facturas y documentos sustitutivos durante el plazo que resulte de lo dispuesto en la Ley General Tributaria.
• Si la conservación se realiza a través de un tercero deberá existir entre ambos un acuerdo de prestación de servicios.
• El obligado tributario será el único responsable, debe asegurarse de la existencia de las copias de seguridad necesarias que permitan garantizar la recuperación de archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenen las facturas o documentos sustitutivos.
• La gestión de la conservación de los documentos expedidos debe hacerse ordenadamente, de modo que se garantice la legibilidad de los documentos, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la AEAT , el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.
• Deberá facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a los documentos, cuando estos se encuentren almacenados en un sistema informático tanto local como remoto, y se entiende por acceso completo aquel que:
  • Posibilite una consulta en línea a los datos
  • Permita la visualización de los documentos con todo detalle de su contenido
  • Permita la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro
  • La copia o descarga en línea en los formatos originales
  • La impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o control de las actuaciones de control fiscal.

 Obligaciones del destinatario.

• Está obligado a conservar facturas y documentos sustitutivos durante el plazo que resulte de lo dispuesto en la Ley General Tributaria.
• Debe proceder a la verificación de la firma electrónica y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.
• Deberá cumplir con la obligación de conservación en el formato y soporte en que los documentos le hayan sido remitidos, salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas.
  • Digitalización certificada de facturas y documentos sustitutivos recibidos en formato papel. ( Art. 7 Orden EHA/962/2007)
  • Impresión de facturas y documentos sustitutivos recibidos en formato electrónico (Art. 8 Orden EHA/962/2007)
• La gestión de la conservación de los documentos recibidos debe hacerse ordenadamente de modo que se garantice la legibilidad de su contenido, debiendo facilitar, a requerimiento de la Administración, el descifrado y la decodificación de los datos no autoexplicativos.
• Debe facilitar el acceso completo y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos y permitir:
  • La consulta en línea a los datos
  • La visualización de los documentos en todo el detalle de su contenido.
  • La búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deben relejarse en los libros registro.
  • La copia o descarga en línea en los formatos originales.
  • La impresión a papel de aquellas facturas y documentos sustitutivos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
• Deberá conservar de forma ordenada, además de las facturas y documentos sustitutivos electrónicos recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento.
• Deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocados o suspendidos en el momento de la expedición.

Obligaciones de un tercero.

• Cuando el emisor y/o receptor de facturas y documentos sustitutivos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta del obligado tributario, deberá cumplir con los requisitos expuestos para el emisor y/o receptor.
• Podrá poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, junto con la firma electrónica generada o verificada, proporcionando un código de autenticación de mensajes asociado a cada documento.

Formas autorizadas para la conversión del formato y soporte de las facturas o documentos sustitutivos de cara a su conservación

Digitalización certificada de facturas o documentos sustitutivos recibidos.

• Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Se autoriza la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos u otros documentos que tengan el carácter de originales de acuerdo con los siguientes.
• Requisitos:
  • El proceso de digitalización debe ser realizado por el obligado tributario o por un tercero prestador de servicios que actúe en nombre y por cuenta de aquel.
  • El proceso debe garantizar una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado.
  • La imagen digital debe ser firmada con firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido instalado en el sistema de digitalización.
  • El certificado debe corresponder al obligado tributario cuando él mismo realice la digitalización certificada o al prestador de servicios de digitalización en otro caso. Uno u otro deberán disponer de los controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
  • El resultado de la digitalización debe organizarse en torno a una base de datos documental y por cada documento digitalizado debe conservarse un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registro, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.
  • El obligado a la conservación debe disponer de software de digitalización certificado que cumpla las siguientes funcionalidades:
    • Firma de la base de datos que garantice la integridad de los datos e imágenes.
    • Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.
• Una vez realizada la conversión de acuerdo a los requisitos exigidos, se podrá prescindir de los originales en papel.

Impresión de facturas y documentos sustitutivos en formato electrónico

• Se autoriza la impresión en papel de las facturas o documentos sustitutivos cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica reconocida.
• Antes de su impresión en papel el destinatario debe verificar la firma electrónica.
• Deberá disponer de la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF 417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación.
  • En el primero de los códigos se incluirá íntegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo tal y como fueron firmados en su expedición.
  • En el segundo se incluirá la firma electrónica del fichero y todos los elementos que permitan la verificación de la firma.
  • Cuando la firma electrónica esté embebida en el fichero que contiene la factura o los datos del documento estén contenidos en el formato de firma electrónica, bastará con la impresión de un solo conjunto de marca gráfica que incluya todos los datos.
  • Las marcas gráficas deben tener las características recogidas en el artículo 8 de la Orden EHA /962/2007
• Un documento impreso a papel es válido siempre que se mantenga el repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica y exista un mecanismo de verificación de firma en el mismo y se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.

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