Implantación desde el punto de vista del emisor

Firma de facturas con herramientas ofimáticas comunes.

• La manera más sencilla es generar la factura mediante aplicaciones comunes como Word, Excel (o aplicación similar) y firmar esta electrónicamente, para ello sólo es necesario un certificado electrónico expedido por un prestador de servicios de certificación reconocido por la Agencia Tributaria.
• Veamos cómo sería el caso para Word 2007

 

Paso 1

Creación de la factura

 

 

Paso 2

Agregamos la firma digital al documento. En ediciones anteriores la opción de firmar se encuentra en Herramientas->opciones pestaña de Seguridad.

 

 

 

Paso 3

 

Su firma se ha agregado correctamente al documento, si se modifica el documento, la firma dejará de ser válida

 

Paso 4

 

 

Envió de la factura mediante correo electrónico

• Una vez que el documento de la factura electrónica ha sido firmado digitalmente puede enviarse por correo electrónico concluyendo con el proceso de envió de factura electrónica. Pero para mayor seguridad y seguir garantizando la autenticidad de quien envía el correo, se aconseja que el correo sea firmado digitalmente también.
• Por otro lado y sin carácter obligatorio tenemos la opción de cifrar el contenido de dicho mensaje garantizando así la confidencialidad del mensaje y la factura adjunta, aumentando la seguridad de nuestra transferencia telemática.

 

 

Envió de ficheros/factura mediante correo firmado digitalmente

 

Paso 1

Configuramos nuestro cliente de correo para firmar digitalmente y cifrar el contenido de los datos. Indicamos cual es nuestro certificado a usar.

 

En Correo electrónico cifrado , active la casilla de verificación Agregar firma digital a los mensajes salientes .

 

Paso 2

Una vez Adjuntada la factura al correo, en el grupo Opciones de la ficha Mensajes correspondiente al mensaje, haga clic en el botón Firmar mensaje digitalmente

 

Paso 3

Insertar PIN del certificado confirmación de la firma digital

 

 

Para concluir, podemos afirmar que el requisito principal del emisor es firmar digitalmente la factura y la del receptor es verificar la factura, comprobando la validez del certificado usado por el emisor garantizando así la autenticidad e integridad de la factura y conservarla en su formato original.

 

Firma de facturas mediante herramientas de gestión de facturación

Aplicaciones específicas para la emisión, archivo y gestión digital de las facturas

• Funcionalidad:
  • Creación de facturas que se referenciaran automáticamente
  • Almacenamiento de facturas emitidas y recibidas
  • Acceso y consulta de facturas referenciadas
  • Firma electrónica de las facturas
  • Escaneó de facturas
  • Impresión de facturas
  • Exportación de facturas a diferentes formatos
  • Envió de facturas mediante correo
• Ventajas
  • Facturas localizables rápidamente
  • Información inmediata sobre el negocio
  • Ahorro de costes evitando gastos de impresión
  • Centralización de todas la facturación de la organización
  • Agilización de trámites enviando rápidamente las facturas
• Opciones para la selección de la solución más adecuada
  • Modificar mis sistemas de información para que puedan emitir la Factura electrónica
  • Comprobar si mi ERP tiene algún módulo que cubra esta funcionalidad
  • Comprar un sistema que se incorpore a los actuales de la organización, y genere la factura electrónica
• Proveedores de Soluciones:
  
  Como referencia, se exponen a continuación algunos de los proveedores de soluciones existentes en el mercado.
  • Albalia Interactiva
  • Edicom Connecting Business
  • Azertia
  • Ediversa
  • DigiSign
  • IpsCA
  • Doc on Time
  • Seres
  • Faccil
  • ZeroComa
  • Indenova
  • Isigma
• Asesoramiento de profesionales

Existen servicios de consultoría para orientar a desarrollar y a implantar la factura electrónica en una empresa, donde se realiza un análisis de todos los aspectos administrativos y legales, técnicos y económicos que afecten a la implantación.

1. Análisis de los beneficios y costos involucrados en el proyecto, estudio de la organización, procedimientos, sistemas e infraestructura tecnológica asociada.
   
2. Definir un modelo de solución considerando la infraestructura necesaria e integración de sistemas existentes con soluciones disponibles en el mercado.
   
3. Implementación y puesta en marcha de una solución adecuada para la factura electrónica de una organización.

Pasos para la implantación

 

 

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